Dagen hos oss starter alltid foran kaffemaskinen som på så veldig mange andre steder her på sykehuset. Ingen kaffe – ingen god start på dagen. Så samles vi pasientkoordinatorer på kontoret vårt for det daglige pulsmøtet hvor fravær, viktige beskjeder, dagens arbeidsoppgaver, helgens morsomheter og annet tas opp. Noen av pasientkoordinatorene går inn på morgenmøte med legene for å ta imot eventuelle viktige beskjeder.
Tekst: Silje Teigen Rennesvik, Helsesekretær/koordinator, Lungemedisinsk kontorseksjon, Oslo universitetssykehus.
Foto: Mari Holand Glommen, Oslo universitetssykehus.
Første pasienten kommer og vi må stille følgende spørsmål;
- «Telefonnummeret ditt?»
- «Navnet på fastlegen din?»
- «Ønsker du SMS-påminnelser om time på sykehuset?»
- «Har du vært innlagt på sykehus i utlandet eller Norge i løpet av det siste år?»
- «Har du vært på røntgen?»
Liten tue kan fort velte stort lass
Noen av legene er ikke til stede på avdelingen denne dagen. Dette skaper noe kaos da enkelte pasienter og leger må omrokkeres, og stressnivået kan være høyt bak dørene.
Den ene legen skal ta den første pasienten som er kommet, den andre legen tar de to neste pasientene, den tredje legen tar de to første til legen som er på kurs, og den fjerde legen tar den femte pasienten på en eller annen liste. Pasientkoordinatorene må virkelig klare å holde tunga rett i munnen slik at det blir rett når vi skal registrere disse inn til rett lege.
Det løser seg derimot alltid og vi får stort sett alle pasientene inn. Det flys en del inn og ut av dørene – «hvem tar den pasienten?», «har du listene våre?», «har de elektive kommet?», «hvor sitter den og den legen?»
– «Jo, Petter sitter på rom 5 fram til kl.10, så kommer Ola til kl.11:30 og Sara etter lunsj.» Puh! Det er ikke nok rom bestandig slik at det hender disse må deles.
Morgenstresset roer seg litt, bakvakten må calles da øyeblikkelig hjelp-pasienten som er meldt fra akuttmottaket er kommet, pasientmappe med etiketter og konsultasjonskjema gis legen og et par pasienter som glemte de skulle på røntgen først er kommet opp igjen og må registreres inn.
Det flys fortsatt inn og ut med beskjeder om endringer av hvem som tar hvilken pasient, en sykepleier har tatt med en pasient hun kjente igjen men glemt å gi beskjed til pasientkoordinator slik at den fortsatt står på ankomstlisten.
Det er mye en pasientkoordinator i en ekspedisjon både skal huske på og kunne ha oversikten over. Men det er alltid hyggelig med besøk i ekspedisjonen!
Oversikt over avtaler og undersøkelser for hver pasient
På de travleste dagene er det en jevn flyt med pasienter hele tiden. Den første pasienten som kom for dagen er nå ferdig og skal betale. Legen har fylt ut et skjema med informasjon om diagnose, undersøkelser pasienten har tatt som for eksempel pusteprøver, prikktester, gangtester, bronkoskopi, pleuratapping (tapping av væske i pleurahulen), om pasienten skal tilbake og hva pasienten skal gjøre neste gang.
Dette må vi fylle inn i konsultasjonsskjemaet i DIPS, og oppgjøret tas.
Skal pasienten tilbake, må vi sette vedkommende på ny time da vi følger «time-i-hånda prinsippet», hvor de får med timen når de går.
Har legen ønsket røntgen thorax ved neste konsultasjon, må det samkjøres med røntgenavdelingen. Pasientkoordinator finner en ledig time på poliklinikken i DIPS og sjekker med røntgen at det er ledig tid der ca 1 time før timen på poliklinikken.
Skal pasienten tilbake til kontroll etter CT, ultralyd, MR eller annet, må vi vente på time på radiologi før vi kan sette opp pasienten på time hos oss. Pasienten settes da på venteliste og vi må huske å endre til rett informasjon i kontaktårsaksfeltet (for eksempel «kontroll etter CT + pusteprøver»), og hvilken måned pasienten skal inn.
Timebestillingen er ganske tidkrevende og spesielt stressende dersom det er mange pasienter som venter – slik at vi prøver hver dag alltid være to pasientkoordinatorer i ekspedisjonen.
Mye skal huskes
Hos oss kan det ofte komme 70-75 pasienter i løpet av en dag, noe som gjør at det kan være ganske hektisk. Spesielt når det blir som denne mandagen – mandagskaos, mange beskjeder hit og dit og mange telefoner inn. Men nå er jo vi tross alt superkvinner alle som sitter der så vi klarer oss alltid.
Det er mye å huske på. Pasienter som skal til kontroll av sine pustemaskiner kan kun settes opp på tirsdag eller fredag, eventuelt torsdag dersom det kun er til sykepleier.
Pasienter som er til kreftutredning har egne dager, og pasienter som skal til bronkoskopi eller pleuratapping settes på egen ressurs i timeboken.
Innimellom slagene legger vi fram innleggelsesmapper, rydder i oppmøtelista og registrerer «ikke møtt» på de som ikke har møtt. Vi må ringe sykepleiere på inneliggende pasienter som dukker opp og ikke står oppført i DIPS som skal til pusteprøver. Vi dobbeltsjekker at de vet at pasienten kommer, bestiller portører, ambulanser og drosjer.
Det gjelder virkelig å holde tunga rett i munnen her!
Viktig med kunnskap om faget, og god kommunikasjon
Pasientene kommer også ofte med mange spørsmål om hva de skal gjennom av forskjellige prøver, hvor lang tid det tar og hva som skjer etterpå. Her er det viktig at vi vet hva som skjer på poliklinikken og vi har derfor muligheten til å være med på undersøkelser dersom vi ønsker, for å lære. Dette er det stor nytte i for oss.
I en ellers så stresset hverdag skal vi også alltid møte pasientene likt og på en god måte, vi skal være blide, hyggelige og vise forståelse for pasienten på andre siden av situasjonen.
Vi møter pasienter på mange plan – noen er blide, noen kan være sure, noen er sinte, og noen kjenner vi alltid igjen uten at vi trenger navn og personnummer. De kan komme ut triste med tårer i øynene etter å ha fått en tøff beskjed – men de skal alltid føle seg ivaretatt hos oss.
- Les også: Bindeleddet på poliklinikken
Poliklinikken vår er veldig fin å jobbe på. Det kommer alltid en og annen innom for å slå av en prat, det er en hyggelig tone og samarbeidet er bra tross at vi er så mange.
Vi har alltid felles lunsj, enten bare oss pasientkoordinatorer men også med sykepleiere og legene. Vi prøver av og til å få til felleslunsjer hvor vi ordner god mat, noen baker kaker og vi lar fag være fag og skravla går. Det er alltid veldig koselig.
Lungepoliklinikken er et veldig fint sted å være som ansatt og jeg kunne ikke drømt om et bedre sted å være!
Anne Blütecher Holter jobber som helsesekretær ved Diagnosestasjonen på Lungemedisinsk avdeling og forteller om sin hverdag
Jeg har fått gleden av å representere en stor yrkesgruppe innen helsevesenet. Jeg stortrives, og jeg føler meg beæret over å ha et yrke som utgjør en forskjell for andre mennesker.
Tekst: Anne Blütecher Holter, Sekretær, Lungemedisinsk avdeling, Oslo universitetssykehus.
Foto: Liv Finstad Aulie/OUS.
Som helsesekretær tilrettelegger vi ikke bare for pasienter, men også for leger og sykepleiere. Dette er hva vi populært kaller tverrfaglig samarbeid, og vi gjør det godt. Vi er der det skjer, så liker man mennesker og et aktivt yrkesliv, da er dette absolutt en jobb å vurdere.
Jeg er så heldig å jobbe på en avdeling med mangfold innen kollegaer og pasientgrupper. Og innenfor denne avdelingen, tilhører Diagnosestasjonen.
Diagnosestasjonen er stedet hvor vi utfører tuberkuloseundersøkelser og oppfølging. Tuberkulose (TBC) har vært med oss lenge. 1,7 milliarder mennesker er smittet på verdensbasis, og rundt to millioner mennesker dør hvert år. Dette er med andre ord en sykdom vi ikke vil ha i Norge.
En arbeidsdag på Diagnosestasjonen
Rundt klokken 07.00-07.30 ramler noen av de første morgenfuglene inn dørene på Diagnosestasjonen. Staben består av helsesekretærer, helsesøstre, sykepleiere og leger, samt en rengjøringsperson som beveger seg som en ånd gjennom gangene lenge før hanen har fått gnidd rusket ut av øynene.
Lokalene er rene og ferdig bestrålt når arbeidsdagen tar til. Ja, du leste rett; – hver natt slås det på strålingslamper for å ta knekken på det som måtte finnes av uvelkomne bakterier fra pasientbesøk dagen før.
Som helsesekretær, er dagens første rutiner å låse opp dører og skifte til arbeidstøy, slå på lys og lufte, sette på livets edle dråper i form av kaffe og tevann, for så å tusle tilbake til arbeidsstasjonen hvor PC og radio slås på. Kaffen nytes mens DIPS og SYNGO startes opp, dagens post og mail sjekkes og leses, mappen over dagens tolker sjekkes, tolkepapirer og pasientetiketter legges klar og muntre «god morgen»-hilsener florerer i gangen etter hvert som resten av kollegaene innfinner seg.
Pasientgruppen vår er ikke-betalende, siden det gjelder en så alvorlig sykdom. Den betegnes som smittefarlig, og pasientene er derfor pliktige til å møte. Unnlater pasienter å møte, ringer vi for å sjekke om de har mottatt innkallingsbrevet og forteller viktigheten av undersøkelsen. Skulle de da ikke møte, informeres smittevernhelsesøster i bydelen de bor. De følger opp etter egne rutiner.
Hva skjer når pasienten ankommer resepsjonen?
Vi innregistrerer pasienter og kontrollerer navn, fødselsnummer og adresse, og registrerer pasienter som skal ta røntgen.
På Diagnosestasjonen jobber vi i et internasjonalt miljø. Våre pasienter kan være studenter fra andre land, flyktninger, innvandrere, asylsøkere, personer uten oppholdstillatelse og bostedsløse, samt norske studenter som skal ut å reise eller jobbe, eller som kommer hjem igjen etter utenlandsopphold. Mange pasienter tar selv kontakt med oss for undersøkelse. Andre igjen kan henvises fra helsesøster i bydelen de bor i, eller fra politiet hvis de er nyankomne til landet.
Vi snakker mye engelsk, og noen av mine kollegaer kan sågar gjøre seg forstått på både fransk, arabisk og spansk. Likevel behøves ofte tolker i møte mellom lege og pasient så ingen misforståelser oppstår.
Humor må til
Det går mye på engelsk og norsk under arbeidsdagen, og dette kan by på en del artige situasjoner. Man kan fort gå surr og ta for gitt at enkelte pasientgrupper snakker engelsk. Her om dagen møtte en afrikansk, meget hyggelig ung mann opp. Undertegnede snakket i vei på engelsk, mens pasienten bare stod og smilte. Etter min monolog, utbrøt han mens han lo: «Jeg skjønner det går mye på engelsk her?» … på godt norsk! Da må man bare le.
Humor i hverdagen er med andre ord et must, og ikke minst: I møte med pasientene må man ha en del selvironi og ydmykhet, samt le MED pasientene.
Å ta imot timebestillinger over telefon fra personer som ikke snakker norsk, kan også by på utfordringer, og pasientens navn kan ofte ende opp nokså rart. Å stave utenlandske navn gitt på gebrokkent engelsk over telefon, er tidvis fysisk umulig for en «helgarva» nordmann. Men vi gjør det beste vi kan, er nøye med fødselsnummeret og sjekker all info grundig ved oppmøte, mot pass og ID-kort.
Telefonhenvendelser kan derfor enkelte ganger være tidkrevende og humørfylt både for pasienten og oss.
Ventelister må ajourholdes
En av våre faste oppgaver er stadig å ajourføre ventelistene slik at pasienter fortest mulig kommer til undersøkelse.
Vi går gjennom legens tilbakemeldinger etter at pasienten har hatt time, og sender ut innkalling til ny time basert på legens notater. Pasienter som skal til ny røntgen, altså periodisk kontroll, står som regel oppført på en tentativ måned. Vi gjennomgår hver måned jevnlig, og sender ut nye innkallinger basert på denne listen.
Mye av dette arbeidet innebærer ofte en del «detektivarbeid». Personer som kommer nye til Norge har ikke alltid fast adresse, de kan ofte bo hos venner og familie. Det skjer stadig at vi får innkallingsbrev i retur, og vi må da prøve å finne vedkommende pr. telefon eller ta kontakt med henviser. Dette kan være tidkrevende i en ellers hektisk hverdag.
Vi tilrettelegger for behandlere ved å klargjøre dokumenter til påfølgende dag. Legen får en liste over neste dags konsultasjoner, i tillegg får de en mappe på hver pasient. Det innhentes nødvendige dokumenter, som røntgensvar og CT, fra andre sykehus.
Dagene er ikke like og vi kjeder oss aldri.
Utover dette er det mange andre oppgaver vi har i hverdagen, men disse tilhører de vanlige og mer publikumsrettede.
Vi er en liten humørfylt gjeng på rundt 12 personer som ler mye, spiser sammen, gleder hverandre med kaker, sjokolade og frukt ved både høytidelige og uhøytidelige anledninger (alltid en unnskyldning), og vi hjelper, støtter og oppmuntrer hverandre i hverdagen.
ekspertsykehusetblog.wordpress.com 
Takk for god lesing og fin informasjon🌞. Selv om hverdagen deres kan være stressende så skjønner jeg at dere har det veldig hyggelig på jobb og det er viktig 🌞
Mvh Line 🌞
LikerLiker